La Scheda Anagrafica

Come arrivare

Menù "Anagrafe Fatture"

1.	Dal menù laterale sinistro, o dal menù a tendina clic sul pulsante "Fatture" e dal menù a discesa selezionare il tipo di documento da reperire (Fatture, Proforma o Nota di Credito)

2.	Dall'elenco dei documenti emessi, individuare il documento nella lista o attraverso la barra di ricerca

3.	Fare doppio clic sulla riga interessata, per aprire la scheda del documento richiesto.

Dati generali della scheda anagrafica della fattura

Descrizioni dei campi ed il loro utilizzo

Nota Bene: La scheda anagrafica delle fatture / proforma / nota di credito può essere modificata solamente per quanto concerne i dati relativi all'incasso. Non si può, quindi, modificare ne la denominazione del Cliente, gli importi ne qualsiasi altro dato. Per poter apportare delle modifiche relative a tali dati, si deve eliminare la scheda anagrafica e eseguire la procedura di stampa della documento da capo.

Sezione "Anagrafe"

Questa sezione illustra i dati riepilogativi del documento emesso:

•	Tipo, Numero, Data e Provenienza (se ce)

•	Riepilogo delle somme

•	Lo Studio / Filiale mittente (solo se attiva la gestione Multi-Studio)

•	Dati relativi alla scadenza e all'incasso del documento

Solo i dati relativi alla scadenza, all'incasso e alla contabilizzazione del documento possono essere modificati.

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Campo Studio:

Lo Studio / Filiale che ha emesso il documento con la sua numerazione progressiva e la sua partita IVA

Campo "Data Scadenza"

La data entro la quale si dovrebbe incassare il documento. Trascorsa tale data, AlexPro considererà il documento come "Insoluto" e sarà elencato nelle lettere di sollecito di pagamento

Casella "Incassata in Data"

Spuntare questa casella per indicare che il documento è stato incassato per intero; inoltre è necessario indicare la data di incasso.

Nota Bene: La sola spunta non indica il pagamento se non è associata ad una data di incasso; l'utilizzo di questo metodo è sconsigliabile; è presente solo per compatibilità con le versioni precedenti.

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Per registrare incassi parziali e/o per definire il conto contabile relativo alla somma incassata, vedi sezione "Cronologia Incassi", soluzione consigliabile.

Campo "Chiave / ID"

Questo campo è facoltativo e libero e potrà essere utilizzato per attribuire (oltre al numero della fattura) un altra identificazione ai fini di ricerca dei documenti.

Casella "Documento Contabilizzato"

Questa casella verrà aggiornata automaticamente da AlexPro attraverso la fase di "Trasferimento delle fatture in contabilità". Si può, comunque, impostare questa casella manualmente se non si utilizza le caratteristiche di trasferimento.

Casella "Incasso Contabilizzato"

Questa casella verrà aggiornata automaticamente da AlexPro attraverso la fase di "Trasferimento degli incassi in contabilità". Si può, comunque, impostare questa casella manualmente se non si utilizza le caratteristiche di trasferimento.

Casella "Certificazione R.A. ricevuta"

Si utilizza facoltativamente per indicare la ricezione della certificazione della Ritenuta d'Acconto relativa alla fattura.

Casella "% Anche su Diritti"

Se spuntata, indica che la percentuale di rimborso forfetario, di questa fattura o proforma, è stata applicata anche sui diritti oltre gli onorari.

Pulsante "Trasforma in Definitiva"

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Solo per i progetti di fattura emessi sarà possibile visualizzare il tasto per avviare la trasformazione del progetto in un documento definitivo

Pulsante "Vedi PDF"

Questo pulsante permette di visualizzare l'originale stampato della Fattura / Proforma in formato PDF.

Qualsiasi errore in questa fase è dovuto alla errata associazione dell’apertura dei file PDF nel sistema. Ad esempio, in alcuni casi viene disinstallato “Acrobat Reader” e di conseguenza tutti i file PDf, inclusa la visualizzazione da AlexPro, produrranno errore di sistema. La soluzione, naturalmente è quella di installare di nuovo “Acrobat Reader”. In altri casi, “Acrobat Reader” viene sostituito da un altro software per la lettura dei file PDF, ma senza che tale sostituzione venga registrata nel sistema Windows. Per risolvere un problema simile, individua un qualsiasi file PDF e ne clicchi col pulsante destro selezionando la voce “Apri con” e poi “Seleziona programma”, dopodiché, spunta la casella “Usa sempre il programma selezionato per aprire questo tipo di file”

Sezione "Dettagli"

Sezione "Dettaglio" della scheda anagrafica della Fattura

La sezione "Dettagli" presenta due tabelle, nella prima ci sono le Pratiche relative al documento emesso, nella seconda il dettaglio delle registrazioni fatturate.

Per consultare una Pratica o una registrazione, fare doppio clic sulla riga interessata

Premendo sul tasto 'Copia Reg' sarà possibile copiare le registrazioni collegate al documento :
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E' possibile selezionare solo alcune tipologie da includere (Tempo, Onorari, Diritti, Spese, Anticipi) e modificare la data delle prestazioni ad una a scelta dell'operatore.

Sezione "Quote"

La sezione "Quote" è disponibile solo nella Edizione Enterprise di AlexPro.

All'interno della Sezione "Quote" si può gestire la distribuzione del ricavo della singola fattura ai vari soci e/o collaboratori secondo percentuali attribuibili all'interno della tabella.

•	Per iniziare la distribuzione fare clic sul pulsante "Distribuisci Quote"

•	Il tipo di ricavo sarà (o non sarà) soggetto alla distribuzione attraverso l'attivazione o la disattivazione delle piccole caselle () nella respettiva colonna

Griglia di distribuzione delle quote di una Fattura

•	Selezionare il nominativo della persona dall'elenco

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•	ed introdurre la percentuale della quota nella casella accanto "%"

clip0045

•	Per confermare la distribuzione e registrala, fare clic sul pulsante "Salva" che si trova sulla stessa scheda

Conferma distribuzione delle quote

Sezione "Cronologia Incassi"

Griglia di gestione degli incassi.

Come registrare l'incasso relativo ad una Fattura:

•	Aprire la scheda anagrafica della Fattura,

•	Attivare la modalità di "Modifica" cliccando sulla omonima icona ,

•	Clic sulla sezione "Cronologia Incassi",

•	Introdurre la data dell'avvenuto incasso nella colonna "Data",

•	Introdurre l'importo incassato nella colonna "Importo",

•	Selezionare il conto (o la contropartita) dall'elenco nella colonna "Cassa / Banca",

•	Opzionalmente, aggiungere una descrizione relativa all'incasso.

Nota Bene:

•	La colonna "Saldo" si aggiorna automaticamente secondo la somma totale degli importi incassati.

•	Per eliminare una riga ed escluderla dalla cronologia degli incassi, fare clic sul corrispondente pulsante "Elimina" della stessa riga.

Sezione "eBill/Memo"

Dati Fatturazione Elettronica

Da questa schermata sarà possibile visualizzare le informazioni di invio della fattura in modalità elettronica effettuata tramite il nostro software di eBilling, sarà possibile inoltre scaricare il file XML della fattura generata per poterlo consultare e/o caricare all'interno di altri software/portali.

Il campo "Memo" dà la possibilità di inserire delle annotazioni per il documento.

Vedi anche:

Come Eliminare una Fattura / Proforma / Nota Credito

Trasferimento delle fatture in contabilità