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Come si può gestire questi campi variabili?
Tutti i dati disponibili, all'interno di AlexPro potevano essere resi disponibili in un modo standard senza dare questa possibilità di intervenire e personalizzare, se non per il fatto che:
| 1. | i dati disponibili in AlexPro sono a loro volta personalizzabili, in modo particolare, la denominazione delle "Parti" e le loro definizioni, |
| 2. | i gusti e le percettibilità degli utenti di AlexPro sono diversi |
Vediamo ora come ragiona AlexPro in questo contesto:
| • | Il Campo "oggetto della pratica" potrà essere denominato: "oggetto", "oggetto pratica" o "prat.oggetto" ad esempio; tutto ciò è possibile, basta che tali denominazioni siano unici (e.g. da non ripetere più di una volta in altre definizioni). |
| • | Nella sezione "Contatti" della scheda anagrafica della Pratica, ogni contatto inserito ha un "Ruolo"; questi "Ruoli" sono riconoscibili da AlexPro tramite la sigla associata ad ogni "Contatto"; ad esempio: N,P,V ecc. ma la definizione stessa del "Contatto" è completamente gestita dall'utente di AlexPro. Quindi, se la definizione della "Contatto W" fa riferimento a: "Amministratore delegato del Cliente", per facilitare l'inclusione dei dati di questo "Contatto" nei documenti, sarà necessario personalizzare i campi variabili relativi alla "Parte W". |
| • | Tale personalizzazione permette di ricavare dati presenti nel database di AlexPro all'interno dei documenti basati su modelli. |
| • | Per iniziare la fase di impostazione dei campi di autocompilazione, selezionare il menù Strumenti poi la voce Amministrazione di AlexPro. Dal programma di Amministrazione selezionare "Opzioni di Autocomposizione" |
| • | Per inserire una nuova impostazione fare click sul menù "Nuovo" in alto
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| • | Compilare la scheda in ogni sua parte e fare click su "Salva"
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Come Impostare i Dati nella Scheda
Impostazione dei Campi Relativi alla PRATICA:
| 1. | Selezionare "Pratica" dalla lista denominata "Appartenenza" |
| 2. | Nel campo "Nome del Segnaposto", introdurre il nome dell'etichetta (Segnaposto, Bookmark) che sarà utilizzata per segnare il posto di inserimento del campo nei modelli dei documenti. Il nome del segnaposto è libero, si deve solo evitare di utilizzare caratteri non alfanumerici e deve essere indicativo. |
| 3. | Dall'elenco "Contenuto da inserire", selezionare il contenuto che andrà a sostituire il Segnaposto al momento della compilazione automatica del documento finale.
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| 4. | Dall'elenco "Formato" - se necessario, selezionare il formato con il quale si vuole far apparire il risultato finale nel documento. Il formato "Normale" non cambia la modalità dell'inserimento del dato nel documento, mentre gli altri formati (Numero, Valuta, Data Breve, Data e Ora ecc.) potranno essere selezionati secondo la tipologia del "Contenuto" selezionato; ad esempio: se il contenuto selezionato è la "Data di apertura" della Pratica, il formato da applicare dovrà essere "data breve". |
| 5. | Dopo aver compilato tutti i campi nella scheda, fare click sul pulsante "Salva" per confermare l'inserimento dei dati |
Impostazione dei Campi Relativi al "Contatto":
| 1. | Dall'elenco "Appartenenza", selezionare "Contatto" |
| 2. | dall'elenco Tipo Contatto" selezionare il tipo del contatto per il quale si desidera impostare i campi variabili di auto-composizione, |
| 3. | Per configurare i dati relativi al "Cliente", selezionare "Cliente (C)" dall'elenco |
| 4. | Dall'elenco "Contenuto da inserire", selezionare il contenuto che andrà a sostituire il Segnaposto al momento della compilazione automatica del documento finale.
Finestra di gestione Campi Variabili per un contatto
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Impostazione dei Campi Personalizzati
Attenzione: La modifica dei campi variabili necessita la revisione dei modelli dei documenti che ne fanno riferimento.
| • | fare clic su Menù "Strumenti" |
| • | selezionare la voce "Amministrazione di AlexPro" |
 Menù Strumenti (Amministrazione di AlexPro) | • | selezionare dal menù laterale la voce "Opzioni Autocomposizioni" |
| • | sarà aperta una lista simile alla seguente: |
 Lista di visualizzazione dei campi variabili | • | se le modifiche da effettuare sono relative alle denominazioni dei dati anagrafici relativi alle Parti, è necessario prima definire correttamente la denominazione del ruolo della Parte tramite le "Opzioni Comuni"; vedi la seguente figura: |
| • | fare doppio clic sull'elemento da modificare, e sarà aperta una finestra di gestione, come nella seguente figura: |
Finestra di gestione Campi Variabili | • | Introdurre la descrizione estesa nella casella "Elemento"; ad esempio: "Nome Amministratore Delegato" |
| • | Introdurre l'abbreviazione del campo nella casella "Nome del campo .." ; ad esempio: "amm.nome" |
| • | Introdurre la stessa definizione o un'altra più abbreviata nel campo "Nome personalizzato" |
| • | Fare clic sul pulsante OK |
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Si consiglia di utilizzare abbreviazioni distinte con riferimento chiaro alla fonte dei dati per non confondersi dopo durante la creazione o la compilazione del documento. Ad esempio: "prat.data_apertura" anziché "data". Inoltre, la presenza di abbreviazioni ripetute produrrà risultati imprevedibili durante la compilazione dei documenti.
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La modifica del nome di un segnaposto (segnalibro) esistente già utilizzato influenza i modelli che utilizzano già tale elemento; quindi, si deve modificare ogni modello togliendo il vecchio nome di segnaposto e inserendo quello nuovo. Tale operazione non può essere effettuata da AlexPro in modo automatico.
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Vedi anche:
Definizione Ruoli delle Parti
Sezione "Contatti" nella scheda Anagrafica della Pratica
Anagrafe Contatti
Automazione documenti
Come creare un modello di documento
Come creare un documento da modello
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