Per anagrafe Utenti, si intende la scheda anagrafica relativa ad un professionista, collaboratore oppure corrispondente esterno, dove sono memorizzati alcuni parametri necessari per una gestione avanzata delle prestazioni.
Come Arrivare
| 1. | Menù Strumenti di AlexPro |
| 2. | Amministrazione AlexPro |
Per inserire un nuovo Utente:
| • | Dal menù a tendina "Utenti", selezionare "Nuovo" |
| • | Introdurre i dati relativi al nuovo utente e fare clic sul pulsante Salva. |
Per modificare una scheda Utente:
| • | Con la lista degli utenti visualizzata, fare doppio clic sulla scheda da modificare, |
| • | Apportare le modifiche desiderate |
| • | Fare clic sul pulsante "Salva" per memorizzare le modifiche. |
Per eliminare una scheda utente:
| • | Con la lista degli utenti visualizzata, fare doppio clic sulla scheda da modificare, |
| • | Dal menù in alto della scheda selezionare la voce "Elimina"; |
| • | Confermare l’eliminazione. |
La scheda anagrafica "Utente" è suddivisa in quattro sezioni, di seguito dettagliate:
Le Sezioni (sotto-schede) disponibili
Sezione Generale
Questa sezione, permette la gestione dei dati di base: nome, gruppo di appartenenza, classificazione, valore orario delle prestazioni a tempo, coefficienti di moltiplicazione.
La creazione di una scheda utente basterebbe compilare il campo “Codice” ed il campo “Nome” come dati minimi richiesti.
 Scheda Anagrafica dell'Utente (Operatore)
Il campo “Codice”:
Tale campo permette di assegnare un codice identificativo all'utente (Sigla), normalmente le lettere iniziali del nome e del cognome.
Il campo “Nome”:
E' il campo principale, in cui va inserito il nome completo dell'opratore.
Il campo "ID Contatto" e il pulsante "Dettaglio Contatto"
E' possibile collegare la scheda dell'utente ad una scheda anagrafica dei contatti dedicata allo stesso utente per poter specificare maggior dettaglio relativo a tale utente; come ad esempio indirizzo, telefoni, cellulari, email ecc
| 1. | Crea, tra i contatti, in AlexPro - se non è stato ancora fatto - una scheda anagrafica dedicata all'utente preferibilmente compilata in ogni sua parte |
| 2. | Il nome che appare nel campo "Ragione sociale" rappresenta il nome completo della persona inserita, e deve essere uguale a quello che è stato o sarà inserito nella scheda "Utente" nella gestione utenti |
| 3. | Apri la scheda dell'utente desiderato e fai clic sul pulsante "Dettaglio Contatto" |
| 4. | Sarà aperta una lista dei nomi simili trovati nell'anagrafica dei contatti |
| 5. | Seleziona la riga che corrisponde all'utente in corso e fai clic su "Seleziona" |
| 6. | Nel campo "ID Contatto" apparirà un numero che identifica e collega la scheda dell'utente (in quanto utente di AlexPro) e la scheda del contatto che contiene indirizzo, telefoni, cellulari e email |
| 7. | Fai clic sul pulsante "Salva" per confermare le modifiche apportate |
Perché collegare la scheda dell'utente alla sua scheda di contatto
Se utilizzi il servizio di notifiche via email di AlexPro, ogni utente deve avere una scheda Contatto per individuare il suo indirizzo di posta elettronica
 Collegamento e corrispondenza tra la scheda Utente e la scheda Contatto Il campo “Valore tempo”:
Tale campo, permette di gestire il valore orario di prestazione a tempo di ogni utente di AlexPro. Questo valore può rappresentare il costo orario, se la gestione del tempo è utilizzata per il calcolo del "Costo delle risorse umane"; oppure, la tariffa oraria che sarà, in modo o in un altro, fatturata al cliente.
Il valore qui introdotto, ha la precedenza e sovrappone il valore standard della "Voce" a tempo nella fase di introduzione delle prestazioni, quindi se l'anagrafica della voce di tariffa indica un valore a tempo di € 50,00 e la tariffa oraria dell'utente indica € 75,00; nella fase di registrazione delle prestazioni, il programma suggerirà €75,00 sovrapponendo il valore standard.
I campi “Valore Tempo, Coefficiente Onorari, Coefficiente Diritti, e Coefficiente Tempo”:
I coefficienti (Facoltativi ) vengono moltiplicati da AlexPro, nella fase di introduzione delle prestazioni e delle spese su Voci “Rivalutabili/a livello”. Questi coefficienti potranno essere utilizzati per creare automatismi di rivalutazione di alcune voci particolari. Ad esempio: se il valore della Voce di spesa “X” è di € 0,20 all’interno dello Studio, ma costa € 0,35 (se viene effettuata dall’utente della Filiale dello Studio in un’altra città) il coefficiente di spesa di tale utente sarà di 1,75 e verrà applicato su tutte le spese rivalutabili effettuate da questo utente.
Il campo “Codice Fiscale”:
Per specificare il codice fiscale dell'utente.
Sezione Membro di
Questa sezione è disponibile solamente nella Edizione Enterprise di AlexPro attraverso la quale sarà possibile attribuire l'appartenenza del singolo utente ad una o più sezioni / filiali / Studi. Un utente che NON appartiene ad una specifica Sezione / Filiale / Studio NON potrà gestire le Pratiche attribuite a tale Sezione / Filiale / Studio. Quindi, per abilitare l'accesso dell'utente ad un insieme di Pratiche appartenenti ad una Sezione / Filiale / Studio, l'utente deve essere impostato come Membro di essa.
Per maggior dettaglio consultare l'articolo Gestione Filiali / Studi Multipli
Sezione Gruppi
Specificare a quale gruppo appartiene l’utente. Il raggruppamento degli utenti, facilita l’applicazione delle tariffe personalizzate, dove si può decidere di applicare una tariffa specifica per un gruppo di professionisti, anziché per il singolo professionista. Per il dettaglio sulla gestione dei gruppi, vedi Tabella Gruppi.
Sezione Profilo
Il campo “Classificazione”:
Tale campo, permette di specificare la qualifica o il grado dell’utente. La classifica è utilizzata nella protezione dei documenti e nella distribuzione delle quote del fatturato ai soci. Le classifiche (gradi) valide sono:
Il campo Cartella Pubblica di Exchange”:
Solo nell'Edizione Enterprise di AlexPro. Attraverso tale funzione è possibile impostare una Cartella Pubblica Exchange, di tipo Calendario, dedicata all'utente. Questo campo è facoltativo.
Per impostare la Cartella, quest ultima deve essere già presente tra le cartelle pubbliche di exchange ed abbia i permessi di
Quadro “Nascondi in gestione”:
 Da selezionare nel caso in cui un utente non debba avere delle scadenze;
 Da selezionare in caso in cui un utente che non deve avere registrazioni di onorari, diritti, spese ecc.
Sezione Statistiche
E’ una sezione per la visualizzazione delle pratiche sulle quali l’operatore ha registrato almeno una prestazione o ha imputato una voce di spese, e delle pratiche nelle quali l’operatore risulta come titolare della pratica.
Barra degli Strumenti :
La barra degli strumenti della scheda del contatto permette di compiere 4 operazioni :
- Salva : salva la scheda corrente
- Passw : azzera la password di accesso per l'utente corrente
- Sblocca : per AlexPro InCloud permette di sbloccare un utente bloccato che non ha eseguito l'accesso da piu di 90 giorni
- Elimina : elimina la scheda corrente
Osservazioni relative al modulo “Gestione Utenti”:
| • | Non sarà possibile eliminare la scheda di un operatore che: |
| • | Ha delle registrazioni fatturate o non fatturate; |
| • | Ha delle scadenze effettuate o non effettuate; |
| • | È titolare di parcelle o di pratiche aperte o chiuse. |
| • | È possibile attribuire restrizioni di accesso ad ogni operatore attraverso la fase “Gestione Utenti”, |
| • | È possibile attribuire una Sezione / Filiale / Studio ad ogni operatore attraverso la fase “Gestione Sezioni”, accessibile dall’amministratore dal menù “Strumenti”. |
| • | Ogni operatore può creare una sua password di accesso dalla finestra di login iniziale. |
| • | L’utilizzo del software (AlexPro) è ammesso solo per gli operatori registrati nella anagrafica Operatori. |
| • | Il nome dell’utente richiesto all’ingresso nel Software AlexPro non corrisponde necessariamente al nome dell’utente del Computer, ne la password è necessariamente la stessa. |
| • | Il primo nominativo introdotto nella finestra di autenticazione, al primo lancio del Software viene considerato ed inserito automaticamente come utente "Amministratore" |
 Finestra di Autenticazione | • | Non sarà possibile RECUPERARE una Password persa |
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